Lead Yönetim Sistemi
Lead yönetim sistemi, gelen lead'leri yakalayan, düzenleyen ve ilk temastan satışa hazır devre teslimine kadar aşamalar boyunca taşıyan bir yazılımdır.
Önemli noktalar
- Yönlendirme kuralları kişi değil rol adlandırmalı ki izinler atamayı bozmasın.
- Atama anında başlayan bir sayaç, yanıt hızını ölçülebilir ve takip edilebilir bir taahhüde çevirir.
- Yükseltme kuralları atama kadar önemlidir; işlenmemiş adaylar yeniden görünmelidir.
- Kötü nitelenmiş adayları hızlı yönlendirmek yalnızca boşa aramaya giden yolu kısaltır.
- Artan otomasyon; giriş, eşleştirme, puanlama ve yönlendirme boyunca hata aramayı uzatır.
Derinlemesine
Müşteri adayı yönetim sistemi, aday kayıtlarının etrafına sarılmış bir durum makinesidir. Aday form, quiz, içe aktarma ya da entegrasyon yoluyla gelir; sistem onu normalleştirir, mevcut bir eşleşme olup olmadığına bakar, bir puan uygular ve ardından yönlendirme kurallarını sırayla değerlendirir. Kuralın adlandırdığı taraf sahibi olur, bir sayaç başlar ve kayıt tanımlı bir duruma girer. Sonraki her eylem kaydı durumlar arasında taşır; sistemin yalnızca toplamları değil, tıkanmaları da raporlayabilmesinin nedeni budur.
Sistemin faydası otomatik verdiği karar sayısıyla artar, bu kararlar yanlış olduğunda düşer. Sıkı yönlendirme kuralları doğru adayı doğru temsilciye ulaştırır ama bölgeler değiştiğinde ya da biri izne çıktığında kırılır; rol yerine kişi adı içeren bir kural sessizce başarısız olur. Sırayla dağıtım dayanıklıdır ama uyumu yok sayar. Daha fazla otomasyon hata arama zincirini de uzatır: bir aday hiçbir yere düşmediğinde sebep giriş, eşleştirme, puanlama ya da yönlendirme olabilir.
Kullanımda sistem, özellikler etrafında değil bir yanıt taahhüdü etrafında yapılandırılır. Ekip, belirli bir puanın üzerindeki her adayın açıklanan bir süre içinde aranacağına karar verir, sonra bu sözü tutulabilir kılan kuralları ve yükseltmeleri kurar. Scorecard quizi bunu iyi besler, çünkü puan yakalama anında zaten vardır ve yönlendirme zenginleştirmeyi beklemez. Yükseltme, atama kadar önemlidir: işlenmemiş bir aday öylece yaşlanmak yerine bir yerde yeniden görünmelidir.
Otomasyon, gelenin kalitesini iyileştiremez. Kötü nitelenmiş adayları daha hızlı yönlendiren bir sistem, yalnızca boşa giden aramaya kalan süreyi kısaltır; rapor da düşen dönüşüm oranının yanında sağlıklı yanıt süreleri gösterir. Çok küçük ekipler genelde az kazanır, çünkü bir kişi tüm kuyruğu aklında tutabilir ve kurulum yükü faydayı aşar. Anlaşmaların aylarca görüşüldüğü yerlerde ise erken yönlendirme kararı, sahibin ikinci ayda yaptığından çok daha az önem taşır.
Pratikte örnek
Nasıl ölçülür
Ana sayı, aday oluşturulmasından ilk temas denemesine kadar geçen medyan süredir; unutulan tek bir kayıt ortalamayı bozduğu için medyan ortalamadan daha anlamlıdır. Bunu sahibe ve kaynağa göre raporlayın. Yanında, açıkladığınız süre içinde temas kurulan adayların payını izleyin; sistemin var oluş nedeni bu sözdür. Süre kapandıktan sonra hâlâ işlenmemiş kayıt sayısını da ekleyin.
Yönlendirmenin kendisi için yeniden atama oranını ölçün: ilk atamadan sonra sahibi değişen adayların payı. Yüksek bir değer kuralların tahmin yürüttüğünü gösterir. Buna durum yaşlanmasını, yani her durumda beklenen süreden uzun bekleyen kayıt sayısını ekleyin; süreç nerede tıkanıyorsa orada görünür. İkisi de süreç metriğidir; hız tek başına iyileştirilmesin diye fırsata dönüşümü yanlarında tutun.
Sık yapılan hatalar
En sık görülen yapılandırma hatası, yönlendirme kurallarının sonuna bir yakalama kuralı koymamaktır. Hiçbir kurala uymayan aday, kimsenin izlemediği atanmamış bir duruma düşer ve ekip bunu ancak biri haftalar önce form doldurduğunu söyleyip şikâyet ettiğinde fark eder. Kural listesini her zaman varsayılan bir sahiple kapatın ve bir günden eski atanmamış kayıt sayısı için günlük uyarı kurun.
İkinci hata, anlamları üzerinde uzlaşılandan hızlı biçimde durum eklemektir. Bir hat on bir aşamaya ulaştığında temsilciler en yakın hissettirene tıklar ve tıkanma raporları kurmacaya döner. Durum listesini, iki kişinin aynı adayı aynı şekilde sınıflandıracağı kadar kısa tutun ve her durum için çıkış ölçütünü yazın. Çıkış ölçütü olmayan bir durum, aşama değil etikettir.
Sıkça sorulan sorular
Müşteri adayı yönetim sistemi CRM'den nasıl farklıdır?
CRM, devam eden ilişkileri ve anlaşmaları yönetmek için tasarlanırken, müşteri adayı yönetim sistemi ham adayları yakalama, puanlama ve yönlendirme aşamasına odaklanır. Birçok CRM aday özellikleri içerir, ancak özel sistemler yüksek hacimli girişleri genellikle daha esnek yönetir.
Bir müşteri adayı yönetim sistemi hangi özelliklere sahip olmalı?
Çok kaynaklı yakalama, mükerrer temizleme, aday puanlama, otomatik yönlendirme ve takip hatırlatmaları ya da SLA'lar aranmalıdır. Yanıt süresi ve kaynağa göre dönüşüm raporlaması huniyi geliştirmek için şarttır.
Bir ekibin gerçekten ne zaman aday yönetim sistemine ihtiyacı olur?
Adaylar bir kişinin ayıklayabileceğinden hızlı geldiğinde ya da bir adayı birden fazla kişi sahiplenebildiğinde. Bunun altında ortak bir gelen kutusu ve bir tablo yeterlidir. Tetikleyici genelde ikinci satış işe alımı ya da ikinci yakalama kaynağıdır; ikisi de kimin takip edeceği sorusunu doğurur ve sistemin otomatik yanıtladığı soru tam olarak budur.
Adaylar puana göre mi, bölgeye göre mi, sırayla mı yönlendirilmeli?
Hangi kuyruğa gideceğini puan, hangi kişiye gideceğini bölge ya da sıra belirlesin. Yalnızca puan, bütün iyi adayları tek temsilcide toplar; yalnızca sıra ise kurumsal talebi sıradaki kişiye verir. Melez yaklaşım yüksek puanlı adayları deneyimli satıcılarda tutup gerisini eşit dağıtır ve kural bir kuyruğa işaret ettiği için ayrılmalardan etkilenmez.
Bir quiz hunisini aday yönetim sistemine nasıl bağlarım?
Tamamlanan gönderimi; iletişim bilgileri, tek tek yanıtlar ve hesaplanan puanı içeren tek bir paket olarak gönderin ve puanı, yönlendirme kurallarının okuyabileceği bir alana eşleyin. Quiz kimliğini ve kademeyi kayıtta tutun ki temsilci neyin sorulduğunu görsün. Yarım kalan denemeleri aday olarak göndermeyin; kimsenin işleyemeyeceği kayıtlar üretirler.
Aynı kişi iki farklı kanaldan gönderim yaparsa ne olur?
Eşleştirme kuralı bunu tanımalı ve ikinci gönderimi yeni bir kayıt açmak yerine mevcut kayda bir olay olarak eklemeli. Sahibi değiştirmeyin; aktif bir adayı yeniden yönlendirmek iki temsilciyi de karıştırır. Değişmesi gereken puan ve etkinlik geçmişidir, çünkü ikinci gönderim başlı başına, kaydın sahibine gösterilmeye değer bir niyet sinyalidir.
İyi adayların sistemde soğumasını nasıl engellerim?
Her duruma bir süre sınırı, her sınıra bir yükseltme koyun. Aday süre içinde aranmazsa öylece beklemek yerine yeniden atanmalı ya da bir yöneticiye uyarı gitmeli. Haftalık incelemede en yenileri değil, en eski dokunulmamış kayıtları gözden geçirin; dikkat kendiliğinden yeni gelenlere aktığı için kuyruk dipten çürür.
Aday yönetim sistemi site formlarına bağlanmadan çalışır mı?
Çalışır, ama her manuel adım gecikme ve aktarım hatası ekler; yanıt süresi raporlaması da güvenilmez hâle gelir. Doğrudan entegrasyon yoksa gönderimleri sistemin ayrıştırdığı, izlenen bir adrese yönlendirin ve ayrıştırılan kayıt sayısının gönderim sayısıyla eşleştiğini her gün kontrol edin. Elle kopyalama tasarım değil geçici bir durum olmalıdır.