Otomasyon İş Akışı
Otomasyon iş akışı, bir CRM veya pazarlama aracında otomatik olarak çalışan, e-posta gönderme veya kayıt güncelleme gibi görevleri manuel çaba olmadan yürüten önceden tanımlanmış tetikleyici, koşul ve eylem dizisidir.
Önemli noktalar
- İş akışı giriş ölçütü, aksiyon düğümü, bekleme, dallanma ve çıkış koşulundan oluşur.
- İki kişi aynı iş akışının farklı adımlarında aynı anda bulunabilir.
- Sonuca bağlı çıkış koşulu, dönüşen kişilere mesaj gitmesini durdurur.
- Birbirine bağlı küçük iş akışları denetlenebilir kalır, tek büyük çizge kalmaz.
- Her iş akışına adı belli bir sahip verin, yoksa kimse onu kapatmaz.
Derinlemesine
İş akışı; tek bir girişi, bir dizi düğümü ve bir ya da daha fazla çıkışı olan yönlü bir çizgedir. Giriş ölçütleri kimin katılacağını belirler, aksiyon düğümleri işi yapar, bekleme düğümleri kişiyi bir zamana veya koşula kadar tutar, dallanma düğümleri yolu ayırır; hedef ya da çıkış ölçütleri ise amaca ulaşıldığı anda kişiyi akıştan çıkarır. Kişiler çizgenin içinde birer kayıt olarak durur ve her birinin kendi konumu vardır; bu yüzden iki kişi aynı iş akışının farklı adımlarında aynı anda bulunabilir.
İki kuvvet ters yönlere çeker: kapsam ve izlenebilirlik. Dal ve bekleme eklemek tek bir iş akışının daha çok durumu karşılamasını sağlar, ama her yeni düğüm bir kişinin izleyebileceği yol sayısını katlar ve kırk düğümlü bir çizge, kimsenin aklında tutamayacağı kadar çok güzergâh üretir. Karşı ağırlık ayrıştırmadır: ortak bir alan veya etiketle birbirine bağlanmış, dar görevli birkaç küçük iş akışı. Beklemeler araçtan araca farklı davranır; mesai saatine göre kurulan bir bekleme, ham takvim beklemesinden çok başka bir zamanlama üretir.
İşleyen ekipler her iş akışına bir sahip, hedef kitleyi ve işi açıkça söyleyen sade bir ad ve son adıma değil sonuca bağlı bir çıkış koşulu verir. Bir skorkart hunisinde tipik yapı şudur: quiz tamamlama ve yönlendirmeyi tek bir iş akışı üstlenir, sonraki her akış için ayrı iş akışları kurulur; böylece besleme metnini düzenlemek satış aktarımını bozma riski taşımaz. Mesai dışında ateşlenen her şey bir kuyruk kuralı ister, yoksa bildirimler gece boyunca okunmadan bekler ve yanıt penceresi kaçar.
Bir iş akışı, yalnızca kendi platformunun sakladığı veriyi bilir; ötesini göremez. Kayıt sistemi CRM iken iş akışı e-posta aracında çalışıyorsa, ikisi de gerçeğin bir sürümünü tutar ve zamanla ayrışır; sonuçta bir yerde abonelikten çıkmış, diğer yerde akışa kayıtlı kişiler ortaya çıkar. İş akışları istisnaları da kötü karşılar: iadeler, mükerrer kayıtlar, birleştirilmiş kişiler ve yeniden kayıtlar çizgeye gömülü varsayımları kırar; ne kadar dallanma eklerseniz ekleyin, arkada bir insanın düzenli olarak baktığı denetim kuyruğuna duyulan ihtiyaç ortadan kalkmaz.
Pratikte örnek
Nasıl ölçülür
Kayıt hunisini düğüm düğüm okuyun: kaç kişi girdi, şu anda hangi adımda kaç kişi bekliyor ve kaç kişi sonu görerek değil hedefe ulaşarak çıktı. Tek bir beklemede biriken büyük bir yığın, genellikle ondan sonraki koşulun hiç doğru olmadığını gösterir. Hedefle çıkışların tüm çıkışlara oranı, iş akışının gerçekten bir şey başarıp başarmadığını mı yoksa yalnızca sonuna kadar koştuğunu mu söyler.
Ardından çoğu aracın derinlere gömdüğü hata ve mükerrerlik sayılarına bakın: başarısız aksiyonlar, birden çok kez kaydedilmiş kişiler ve hiçbir dala uymayan kişiler. Bunlardan herhangi birinin artması, çizge ile verinin ayrıştığı anlamına gelir. Kayıttan çıkışa kadar geçen süreye de bakın; tasarlanan uzunluğun çok üzerinde seyreden bir medyan, neredeyse her zaman artık satış döngünüze uymayan bekleme sürelerine işaret eder.
Sık yapılan hatalar
En pahalı alışkanlık, eski iş akışlarını açık bırakmaktır. İki yıl önceki bir kampanya hâlâ kişi kaydeder, e-postaları artık var olmayan bir ürün paketine atıf yapar ve hiçbir hata üretmediği için kimse fark etmez. Aktif listeyi çeyrekte bir gözden geçirin, silmek yerine devre dışı bırakın ki geçmiş kalsın, ve her açıklamaya sahip adını ve gözden geçirme tarihini yazın; böylece sahipsiz çizgeler kolayca göze çarpar.
İkinci alışkanlık, çıkış koşulu olmadan kurmaktır. İkinci gün demo randevusu alan bir kişi kalan dört besleme e-postasını almaya devam eder, çünkü akıştan tek çıkış yolu onu sonuna kadar bitirmektir. Kaydı sonlandıran hedefi tanımlayın; bu genellikle bir fırsat aşaması değişikliği veya alınmış bir toplantıdır. Ayrıca bu kuralın yalnızca yeni kayıtlara değil, hâlihazırda akışın içinde ilerleyen kişilere de geçmişe dönük olarak uygulandığını mutlaka doğrulayın.
Sıkça sorulan sorular
Bir otomasyon iş akışı tek bir kuraldan nasıl farklıdır?
Tek bir kural genellikle bir tetikleyiciyi bir eylemle eşler; iş akışı ise birden çok tetikleyici, koşul, bekleme ve eylemi birbirine bağlar. İş akışları potansiyel müşteri davranışına göre dallanabildiğinden çok adımlı nitelendirme ve besleme yolculuklarına uygundur.
Bir otomasyon iş akışını hangi tetikleyiciler başlatabilir?
Yaygın tetikleyiciler arasında form veya test gönderimleri, puan eşikleri, sayfa ziyaretleri, e-posta tıklamaları, anlaşma aşaması değişiklikleri ve tarihe dayalı olaylar bulunur. Bir test hunisinde, hesaplanmış puana sahip tamamlanmış bir scorecard çoğu zaman giriş noktasıdır.
Bir iş akışının zamanla bozulmasını nasıl önlerim?
Her iş akışını dar tutun, amacını belgeleyin ve yukarı akıştaki formları veya puanlama mantığını değiştirdiğinizde gözden geçirin. Net adlandırma kullanın ve canlı müşteriler için etkinleştirmeden önce örnek bir kişiyle test edin.
İş akışı ile kampanya arasındaki fark nedir?
Kampanya pazarlama niyetidir; bir amaç için bir kitleye yöneltilmiş mesajlar bütünüdür. İş akışı ise onu teslim eden mekanizmadır: dallanmalar, beklemeler ve kayıt güncellemeleri dâhil. Bir kampanya birkaç iş akışına yayılabilir, bir iş akışı da birden çok kampanyaya hizmet edebilir. İkisine aynı adı vermek, ekiplerin bir e-postayı neyin gönderdiğini bulamamasının başlıca nedenidir.
Bir iş akışında kaç adım olmalı?
Sandığınızdan az. Bir iş akışı tek ekrana sığmıyorsa ya da işini tek cümleyle anlatamıyorsanız onu bölün. Pratik ölçü, iş akışı başına tek görevdir: nitelendirme ve yönlendirme birinde, besleme diğerinde, yeniden etkileşim üçüncüsünde olur ve hepsi ortak bir alanla bağlanır. Küçük çizgeleri test etmek kolaydır ve biri bozulduğunda verdiği zarar sınırlı kalır.
Beklemeler gün mü, mesai saati mi olmalı?
Bir insanın işlem yapması gereken her şeyde, örneğin temsilciye atanan bir görevde, mesai saatini kullanın; kesin zamanlamanın daha az önemli olduğu otomatik gönderimlerde takvim günü yeterlidir. Cuma günü kurulan üç takvim günlük bir bekleme birine pazartesi, diğerine pazar denk gelir. Aracınızın bekleme adımından ne anladığını kontrol edin, çünkü uygulamalar etiketlerin ima ettiğinden daha farklıdır.
Bir iş akışını açmadan önce nasıl test ederim?
Her dalı temsil eden küçük bir test kaydı kümesi oluşturun; eksik skor ve tam sınır değeri gibi uç durumları da ekleyin, sonra gönderimleri kapalı ya da iç adrese yönlendirilmiş hâlde adım adım ilerleyin. Yalnızca hangi e-postanın gittiğine değil, her dalın kayda ne yazdığına da bakın; yanlış alan güncellemeleri haftalar sonra ortaya çıkan zararlar üretir.
Bir kişi aynı anda iki iş akışında olabilir mi?
Evet ve mükerrer mesajlaşmanın kaynağı tam olarak budur. Çoğu platform paralel kayda izin verir; kişi aynı saat içinde hem bir besleme e-postası hem bir satış dizisi alabilir. Her iş akışının göndermeden önce kontrol ettiği genel bir baskılama alanı ya da hesap düzeyinde bir frekans sınırı kullanın; her iş akışı çiftini elle uyumlamaya çalışmayın.
İş akışı ortasında hata verirse ne olmalı?
Kişi genellikle çıkmak yerine hatalı düğümde takılı kalır; asılı kayıtların sessizce birikmesinin nedeni budur. Başarısız aksiyonlar için bir uyarı kurun ve her iş akışına, zorunlu alanları eksik kayıtlar için bir yedek dal ekleyin. Takılan listeyi ayda bir gözden geçirip bu kişileri elle yeniden kaydedin ya da çıkarın, çünkü durum kendiliğinden çözülmez.